Hadd meséljek el egy történetet arról, hogy a digitális asszisztens hogyan csökkentette a stresszt a munkanapokon.
Egy kis helyszíni szolgáltató cég boldog tulajdonosa vagyok, viszonylag kevés autóval: a flotta két hagyományos személyautót (az üzleti partneremnek és nekem) és három kisteherautót (a szakembereknek) foglal magába. Amellett, hogy társtulajdonosa és ügyvezetője vagyok a cégnek, én végzem a flottánkkal kapcsolatos adminisztratív feladatokat is.
Őszinte leszek, kimondhatatlanul utálom az ilyen mennyiségű adminisztratív munkát, szóval elkezdtem keresgélni, hogy van-e olyan megoldás, ami egyszerűbbé teszi a flottamenedzsmentet. Miután ezekkel kapcsolatban órákat töltöttem az interneten és végül sikerült megtalálnom a cég iparágának és az autók számához mérten a legmegfelelőbb szolgáltatást.
Most pedig hadd térjek rá arra, hogy az urbaniqe® hogyan vált társammá a városi mobilitásban a flottaadminisztráció és költségoptimalizálás tekintetében.
Ez vagyok én
A nevem Gábor születésemtől kezdve Budapesten élek és dolgozom. Kiválóan ismerem a várost, aminek köszönhetően közelről figyelhettem az elmúlt évtizedekben végbemenő változásokat. Mint helyi lakos tudom, hogy Európa legszebb városa milyen problémákkal küzd és ez hogyan befolyásolja az én életemet is.
A történetem valójában még az iskola után kezdődött, mikor még egy nagy multinál dolgoztam a háztartási gépek világában, az ügyfélszolgálati részlegen. Mindent megtettem, hogy a lehető legkiemelkedőbb módon támogassam a partnereinket, legyen szó végfelhasználókról vagy viszonteladókról. Viszont a rugalmatlan folyamatoknak köszönhetően a vásárlóink gyakran panaszkodtak, ami az én egészségemre is hatással volt. Arra is rá kellett jönnöm, hogy a gépeket beszerelő partnereink se voltak képesek megfelelő szolgáltatást nyújtani, ami végső soron a cég hírnevét rombolta.
Milyen kihívásokkal szembesültem?
Egy nagyon jó barátommal és korábbi kollegámmal végül úgy döntöttünk, hogy elkezdjük a saját vállalkozásunkat. A cég mosógépek, mosogatógépek és hűtők helyben javítását végzi. A társammal ketten a cégen belül a három nagy háztartási gép-márka szerelésén kívül minden adminisztratív feladatot mi végzünk. A korábbi ismeretségünknek köszönhetően pedig lehetőségünk volt három kiváló szakembert felvenni a kiszállások és szerelések elvégzéséhez.
A céget a saját félretett pénzünkből, szülői segítséggel és banki hitellel finanszíroztuk. Ennek köszönhetően tudtuk megvásárolni a szükséges szerszámokat, lízingelni a járműveket és biztosítani a technológiai és marketing hátteret is.
Sikeresen túléltük az első hónapot és már három kisteherautót lízingelünk, sőt a két vezetőnek két személyautót is béreltünk. Akár hívhatjuk egy öt autóból álló kis flottának is.
Mivel az első időszakban a hangsúlyt leginkább a szolgáltatás minőségére és a profittermelésre fordítottuk, sokkal kevesebb időnk maradt más feladatokra. Először is a napi költségeket nem optimalizáltuk és a technikai segítséget is minimálisra kellett vennünk. Annak ellenére, hogy nagy hangsúlyt kell fektetni a napi flotta és egyéb feladatok menedzselésére időbe telt mire rájöttem, hogy sokkal nagyobb hangsúlyt kell fektetnem a flottamenedzsmentre. Emellett rengeteg időm ment el arra, hogy az autók és a sofőrök papírmunkájával foglalkozzak.
Hogyan találtam meg a számunkra megfelelő flotta menedzsment szolgáltatást?
Kis cégként nem engedhetjük meg magunknak, hogy felvegyünk egy új embert arra, hogy engem segítsen a mindennapi feladataimban. Ezért elkezdtem keresgélni egy olyan szolgáltatást, ami legalább a flottamenedzsment terhét leveszi a vállamról. Mivel a Google a legjobb barátom, először ott álltam neki keresgélni. Több olyan szolgáltatót is találtam, ami megoldásokat kínált és ezzel együtt egy teljesen új világot tártak elém. Megmutatták, hogy az autókat akár élőben követhetem, vagy megnézhetem, hogy merre jártak és hol mennyi időt töltöttek. Tehát konkrétan az autóval kapcsolatban minden információ előttem lehet; a fogyasztástól kezdve, a vezetés hatékonyságán át egészen a károsanyag kibocsátásig minden! Kiderült, hogy ezek a kinyert adatok felhasználhatóak a flottaadminisztrációhoz is és értesítést is kaphatok az autókkal kapcsolatos eseményekről is.
Hasznos volt látni azt, hogy ezekkel a megoldásokkal nem csak a flotta hatékonyságát növelhetem, hanem a vásárlói elégedettséget és a kiszolgálás minőségét is fejleszthetem. Rávezettek arra is, hogy a flottáért felelős személyek vagy tulajdonosok magas fokon tudják ellenőrizni a flotta hatékonyságát és költségeit, ami egyre fontosabbá válik. Végül, de nem utolsó sorban a flottaadminisztrációért felelős személy (a mi esetünkben én) részben időt szabadíthattam fel a frusztráló és bonyolult papírmunkáról.
A kép egyre tisztább lett, de azért egy kicsit tovább keresgéltem, mivel ezeknek a szolgáltatásoknak inkább a nagy flottáknak, illetve kamionokkal rendelkező gépjárműparknak lettek kitalálva. A hozzám hasonló kis cégeknek viszont nem tudnak túl sok mindent kínálni, ráadásul ehhez mérten drágák is.
Végül megtaláltam az urbaniqe® nevű szolgáltatást, ami leginkább passzolt a cégünkhoz és a flottánkhoz… remélhetőleg hozzám is. De a történet itt még nem ér véget.
A stresszmentes flottamenedzsment
Tudnod kell, hogy nem tartom magam átlagos vagy átlag feletti digitális érettséggel rendelkező „szakinak” és nem is igazán szeretném mélyebben megismerni ezt a világot. Csupán azt szeretném, ha ezek a modern és okos megoldások megkönnyítenék a mindennapjaimat.
Ebből kifolyólag nehézségeim vannak a technológiai változásokkal, mivel nincs időm és energiám megtanulni ezeket (hadd valljam be, hogy türelmem se…), hogy kivizsgálhassam, hogy mi miért történik és hogyan tudom elhárítani az esetleges hibákat.
Egyébként rengeteg app van a telefonomon, de talán, ha a 20%-t használom ugyanazokkal a beállításokkal, mint mikor először beléptem.
És ez hogyan tartozik a mindennapi munkámhoz? A helyzetemből adódóan foglalkoznom kell a cég informatikai rendszerével, mint a CRM, számlázás, könyvelés partnerekkel való kapcsolattartás, vagy csak simán excel táblázatok vezetése. Vannak olyanok, amiknek van és vannak olyanok, amiknek nincs mobilos alkalmazása. Csak azt szeretném, ha ezek maguktól működnének és én pedig koncentrálhatnék az üzlettel.
Ha azonosulni tudsz velem, talán érted, hogy miért irtózom attól, hogy egy bonyolult rendszert telepítsek, ami időt és energiát vesz el tőlem, hogy megtanuljam. Ha sikerül is elsajátítanom, utána azt folyamatosan kezelnem kell, ami még bonyolultabb és még energiarablóbb feladatokat hoz be, az amúgy is túlkomplikált adminisztrációba.
urbaniqe® a legjobb barátom a városi mobilitásban
Legelőször a mobilos megoldás tetszett meg benne, azon belül is az, hogy nem kell plusz pénzt belefektetnem azzal, hogy egyéb eszközöket rendelek a szolgáltatáshoz. Csak letöltöm a telefonomra az applikációt és működik. Ezen felül az eszközök beépítése a lízingelt autókba problémákat okozhat a bérbeadó céggel, akár a szerződésbe is ütközhet.
A másik ok, hogy az urbaniqe®-re esett a választásom, hogy a szolgáltatást akkor használod, mikor akarod. A próbaidőszak után előfizetsz és ha mégse tetszene, lemondod. Nincs hűség, nincs bonyolult utalási folyamat, csak hozzáadod a bankkártyád és minden hónapban levonják az összeget a számládról.
Mivel próbaidőszakot is kínálnak így lehetőségem volt élesben is kipróbálni a szolgáltatást, hogy tényleg megfelel-e a cég és a flotta igényeinek. Legfőképpen persze azt szerettem volna tudni, hogy mennyire csökkenti az adminisztrációval járó stresszt. A próbaidőszak során rájöttem arra is, hogy az urbaniqe® a munkánk két oldalát is képes segíteni.
Először is az urbaniqe®, mint mobil applikáció digitális asszisztensként segít megkönnyíteni a munkát, bárkiről is legyen szó. A szakembereink, azaz a mi esetünkben a sofőrök rengeteg időt tudnak megtakarítani és stresszt csökkenteni azzal, hogy képesek elkülöníteni a magán és céges használatot is. Kezelni tudják az autók és a saját személyes dokumentumaikat, mint a blokkok a tankolásról, a forgalmi engedély vagy a jogosítványuk. Emellett látják és ezáltal fejleszteni tudják a saját vezetési stílusukat. Természetesen ezekből a funkciókból mi, vezetők is profitálunk, hiszen ugyanezeket a funkciókat érjük el a saját céges autóinkon.
Az alkalmazásnak köszönhetően nekem, mint adminisztrátornak minden szükséges dokumentum egy helyen rendelkezésre áll. Nem kell foglalkoznom azzal, hogy most éppen merre raktam azokat a papírokat, amikkel dolgoznom kell, bármikor elérhetőek a számítógépemen vagy a telefonomon keresztül. Bármikor láthatom, hogy a beosztottjaim merre járnak, hiszen én foglalkozom az útvonal optimalizálással is a megrendelőkkel való kapcsolattartás mellett. Így, ha valami közbejön azonnal tudom értesíteni a dolgozóimat, hogy valami változás történt a napjukkal kapcsolatban. Az urbaniqe® segítségével már nem kell állandóan könyörögnöm a beosztottaknak, hogy legyenek kedvesek a tankolási bizonylatot átadni, mivel az applikációba is fel tudják rögzíteni. Ráadásul mivel minden kimutatás egy helyre kerül, már nem tart olyan sokáig adminisztrálni a beosztottjaim munkaidejét és a megtett kilométerek számát sem.
Ahogy már korábban is említettem talán, mint a cég társtulajdonosa, felelős vagyok azért, hogy a minden a lehető legjobb költséghatékonysági fokon üzemeljen. Ezt nem csak, mint vezető tartom fontosnak, hanem mint alkalmazott is. Végre látom azokat az adatokat, amik segíthetnek abban, hogy minél költséghatékonyabban működjünk. Készíthetek kimutatást a fogyasztásokról, a sofőrök vezetési szokásairól, a futásteljesítményekről és az állásidőkről is.
Összességében az urbaniqe® egy olyan digitális asszisztens és szabályozó eszköz, amely segítségével rengeteg időt tudok felszabadítani és azt másra fordítani a munkám során.
A fentieken kívül viszont az applikációnak van még egy olyan funkciója, amely egyfajta őrangyalként segíti a cég működését. Értesítéseket és riasztásokat küld bizonyos eseményekről, mint egy gyorshajtás vagy magas károsanyagkibocsátás, vagy pedig egy jogosítvány vagy forgalmi engedély lejárata. Ezek mind olyan események, amelyeket, ha nem veszünk figyelembe, hatalmas költségekkel járhatnak a cégnek és a munkavállalónak is.
Mire is jutottam a tesztidőszak alatt?
Az urbaniqe® funkcionalitása teljesen szembe megy a jelenleg piacon lévő nagy telematikai szolgáltatásokkal. Ellenben ezekkel a szolgáltatókkal, megoldást kínál az olyan kis vállalatoknak, mint amilyen az enyém is, amiknek kis anyagi erőforrása van a flottamenedzsment szolgáltatásokra. Az urbaniqe® tudja mire van szükségem, és ezeket garantálja is, mint a legjobb barátom, aki segít, hogy az üzleti céljaimra tudjak koncentrálni.
Ahogy elvárható egy ilyen szolgáltatástól, az urbaniqe® megadja azt a fajta szabadságot, amire egy hozzám hasonló vállalkozó vágyik. Nincs hűségidő vagy nagy költségű befektetés, csak egy olyan rendszer, ami egy okostelefon alapú és stresszmentes élményt és segítséget biztosít.